Gestion des documents & de l'information

La gestion des documents et de l’information, c’est beaucoup plus que la gestion des documents papier ; ça veut aussi dire gérer et assurer la conformité de la montagne de données numériques que toutes les organisations produisent. Les T.I. sont responsables de s’assurer que les données soient accessibles, sécurisées, que les copies de sauvegarde soient bien prises, etc. ; mais ultimement, lorsqu’il est question d’audit, de rétention et de gouvernance, ça devient la responsabilité des professionnels de la gestion des documents et de l’information.

Malgré les systèmes de collaboration et de gestion documentaire déployés par plusieurs entreprises, la plupart ont des quantités massives de fichiers qui résident dans leurs partages réseau. Les usagers comprennent et aiment les répertoires et les fichiers – c’est une notion avec laquelle ils sont très à l’aise.

Mais quelles sont ces données ? À qui appartiennent-elles ? Qui a accès ? Qui a les droits sur ces fichiers ? Comment pouvons-nous assurer que les politiques d’accès à l’information soient renforcées et respectées ? Pouvons-nous automatiser une nomenclature pour certains types de dossiers, pour des groupes ou des projets, par exemple ?

Et que faire avec les documents sensibles de l’entreprise qui sont sauvegardées dans des applications infonuagiques destinés aux consommateurs, comme Dropbox et Box ? Non seulement nous n’avons aucune traçabilité sur ces documents, mais tous ces services résident aux États-Unis et tombent donc sous la gouvernance du « Patriot Act » – pas nécessairement génial pour les entreprises dans des marchés très réglementés.

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