Dans la dernière année, Adaris à eu l’opportunité d’aider plusieurs clients à migrer vers Office 365. De plus, nous avons aussi commencé à travailler avec des clients qui avaient été migré à Office 365 mais cherchaient du support additionnel.
Il y a beaucoup d’intérêt envers cette solution de Microsoft, et avec raison. Malheureusement, par contre, nous trouvons que les clients ne comprennent pas toujours bien l’écosystème qu’est Office 365.
ÉCOSYSTÈME: un système, ou un groupe d’éléments interconnectés, formé par l’interaction d’une communauté d’organismes dans leur environnement; un réseau d’éléments interconnectés et interactifs, par exemple, dans une entreprise.
Et c’est exactement ce qu’est Office 365 ! Ce n’est vraiment pas juste du courriel et la suite d’applications Office 2013, malgré que ce sont souvent les premiers éléments qui attirent les clients. Une fois qu’ils sont en « production », les clients négligent la formation et l’accompagnement et ne savent pas comment prendre avantage de tout ce qu’ils ont à leur disposition. C’est un peu comme acheter une Ferrari (ou une Porsche, ou Lamborghini, c’est votre choix) et ne jamais sortir de la deuxième vitesse ! Un peu triste !
Encore à ce jour, nous avons souvent beaucoup de questions à propos de tout ce qui est inclus dans Office 365, alors résumons un peu :
Suite bureautique Office 2013
La majorité des plans que nous recommandons à nos clients inclus la suite Office. Plusieurs choses à noter, ici : un abonnement à Office 365 permet les organisations de toujours avoir accès à la dernière version (Office 2013 en ce moment, 2016 un peu plus tard cette année).
Chaque usager a le droit d’installer la suite sur un maximum de CINQ ordinateurs ! Ils peuvent l’installer au bureau, sur leur portatif, à la maison….jusqu’à 5 installations.
Conformité ! De plus en plus, Microsoft audit les entreprises, même les PMEs. Avec un abonnement Office 365, les entreprises s’assurent d’être conforme dans leur déploiement de la suite.
Mobilité ! Tous les usagers peuvent télécharger et utiliser la suite Office sur leurs appareils Android et iOS. Ceci leur permet de travailler sur leur document à partir de n’importe où.
Exchange / Outlook
Sans aucun doute, les courriels sont la façon la plus utile de communiquer en affaire ! Tel que mentionné, les clients sont normalement assez conscient qu’Office 365 inclus Exchange. D’ailleurs, c’est souvent l’élément qui est le plus motivateur à l’abonnement. Ceci est très logique, surtout pour les PMEs – pourquoi vouloir gérer une infrastructure de courriel à l’interne, surtout quand bon nombre de PMEs ne peuvent se permettre une ressource TI à l’interne.
OneDrive
Dropbox, Box, Google Drive, etc….il y a plusieurs solutions de stockage et de synchronisation de fichiers qui existent. Avec un abonnement Office 365, chaque usager hérite de 1To de stockage pour leurs fichiers dans OneDrive. Avec les applications mobiles, ils peuvent accéder et partager leurs fichiers à partir de n’importe où. Il y a un avantage à faire utiliser OneDrive à vos usagers : si jamais quelqu’un quitte l’entreprise, l’administrateur peut accéder à leur stockage et aller récupérer les fichiers qui pourraient avoir une valeur à la compagnie.
SharePoint
Le standard dans l’industrie pour la collaboration, SharePoint permet aux organisations et équipes de stocker et gérer toute sorte d’information, qui peut ensuite être accédé de n’importe où. Un site SharePoint peut inclure des discussions, calendriers, tâches, documents, formulaires personnalisés, etc. Ceci permet aux usagers de mieux collaborer ensemble, surtout si vous avez des employés sur la route ou dans des bureaux à distance.
Yammer
Le réseau sociale de l’entreprise ! Pensez LinkedIn/Facebook/Twitter tout en un, mais interne à votre organisation. Yammer permet aux usager de poser des questions, de passer des commentaires, de communiquer avec des usagers à travers tous les bureaux de l’entreprise, de créer des groupes relatifs à certains sujets, etc.
OneNote
Oui, je sais, OneNote fait partie de la suite Office, alors pourquoi le mentionner à part ? Parce que quand je démontre aux clients le genre de chose qu’ils peuvent faire avec OneNote, ils sont souvent très surpris ! Chez Adaris, nous utilisons OneNote quotidiennement pour y sauvegarder des bons de commandes de clients, des factures de fournisseurs, etc. Et le tout avec des commentaire et des notes. Notre utilisation de OneNote nous a permis de vraiment opérer sans aucun papier – tout ce que nous recevons est numérisé et organisé dans un carnet OneNote. Tous nos carnets sont sauvegardés dans des sites SharePoint, et tout le contenu est indexé, facile à trouver et classé. Je réfère souvent à OneNote comme étant l’enfant oublié de la suite Office !
Groupes Office 365
Une addition récente à la famille Office 365, les Groupes permettent aux usagers de facilement créer des groupes pour collaborer. Ces groupes peuvent être « ouverts », c’est à dire que n’importe qui dans l’organisation peut se joindre au groupe, ou bien « fermé », pour les groupes qui doivent demeurés plus privés. Les Groupes incluent des conversations, des fichiers, un calendrier et un carnet OneNote. N’importe quel usager peut créer un groupe, ce qui enlève le fardeau au département des TI. On pourrait dire que c’est comme un « mini-site SharePoint ».
Collaboration, Collaboration, Collaboration
Comme vous pouvez le constater, Office 365 ouvre la porte à plusieurs façons de collaborer. On pourrait même dire que c’est trop ! Chaque organisation devra déterminer ce qui fonctionne pour eux : SharePoint ? Yammer ? Groupes ? La meilleure réponse sera probablement….un petit mélange de tout. Combien de fois avons nous entendu des employés se plaindre qu’il n’y a pas assez de communication à l’interne ? Nous l’entendons constamment. Alors voilà ! Office 365 peut très bien adresser ce problème.
Mais ne vous faites pas d’illusion ! Malgré le fait que l’écosystème d’Office 365 est très facile d’utilisation, malgré que c’est très simple à déployer, la collaboration et la communication demandent un changement culturel ! il ne s’agit pas d’un bouton que l’on appui et TA-DAMMM! tout le monde se mets à collaborer ! Loin de là ! Il y a une adoption à prévoir, et celle-ci sera plus facile si les gestionnaires séniors de l’organisation adoptent les nouvelles façons de faire en premier. Dans bien des cas, les employés doivent être formés, encouragés, parfois même menacés d’utiliser ces outils. Ceci est un processus qui pourrait s’avérer être long et fatiguant, mais en bout de ligne, ça vaut la peine de persister. Vous trouverez peut-être que c’est plus facile pour les nouveaux employés qui se joignent à l’entreprise, puisqu’ils comprennent vite que « c’est comme ça qu’ils fonctionnent ici », alors l’adoption est beaucoup plus rapide.
Adaris travaille depuis plusieurs années dans le domaine de la collaboration ; nous avons travaillé avec des PMEs et la grande entreprise à travers le Canada et les États-Unis. Nous savons comment vous aider à bien démarrer les choses et encourager l’adoption.
Contactez-nous pour voir comment on pourrait vous aider.
