Lorsqu’on se retrouve à consulter des blogues comme celui-ci, c’est qu’on est à la recherche de solutions durables et efficaces à des problématiques récentes ou qui perturbent depuis trop longtemps la vie de son entreprise ou de son organisation.
On peut également être une personne dont les responsabilités en entreprise dépassent le seul titre qu’elle porte, et qui cherche constamment à apporter à la direction des éléments de comparaison avec ce qui se fait ailleurs pour permettre d’améliorer la qualité des services, la productivité des employés et au bout du compte, les résultats financiers.
On est souvent un décideur ou un gestionnaire aguerri, préoccupé par la qualité des outils et des moyens dont disposent les membres de l’équipe pour faire face à la musique! Mais dans ce cas-ci, la musique ne s’écoute pas : elle est surtout constituée de données, d’information, de technologie, de logiciels, de systèmes, de réseaux et les sons qui en émanent sont parfois ceux des plaintes des utilisateurs ou pire, des clients, qui ne s’y retrouvent pas facilement dans tout cet univers informatique et tout ce qui gravite autour.
Qu’à cela ne tienne! Office 365 a été conçu pour faciliter la communication entre les membres des équipes et développer des analyses attrayantes autour des données au sein de la suite Office la plus sécurisée qui soit.
Identifier les problématiques
Lorsqu’on se met à consulter les gestionnaires et les intervenants à l’interne, les professionnels et le personnel administratif, et qu’on prend le temps d’analyser les récriminations de tous ces gens, on en arrive souvent à la conclusion que les logiciels informatiques sont mal adaptés aux besoins des TI de l’organisation.
Il en résulte donc de multiples difficultés, notamment :
- Une augmentation du volume de données à traiter
Il survient alors une perte d’efficacité étant donné la quantité croissante d’information et les performances limitées des outils en place.
- Une accessibilité limitée des outils informatiques
L’utilisation des logiciels manque de souplesse et on voudrait pouvoir y accéder de n’importe où, en fonction du télétravail grandissant et des déplacements nombreux des cadres supérieurs, ou simplement du président.
- L’absence de dimension « sociale » dans les pratiques d’affaires
Les réseaux sociaux ne sont pas intégrés aux modes de travail de l’organisation. Ceci rend plus difficile l’atteinte de certains objectifs corporatifs ou des stratégies de marketing modernes permettant d’améliorer les performances et les résultats financiers.
- Un manque de réactivité et des délais non-profitables
On ne parvient pas à obtenir toutes l’information utile en temps réel, retardant souvent la prise de décision, l’obtention des produits requis ou la livraison des services aux clients.
- La complexité et la non-convivialité du système
De plus en plus de gens dans l’organisation considèrent que le système d’information est compliqué. Il n’est pas optimisé pour répondre aux attentes des divers utilisateurs.
- Une lacune dans la sécurité
Il subsiste de plus en plus de doutes sur la sécurité et la confidentialité des données, ce qui pourrait causer des torts irréparables et coûteux à l’organisation.
- Un frein à l’innovation
L’entreprise ne dispose pas des solutions permettant à ses collaborateurs de travailler efficacement ensemble sur des projets communs. Ceci pose un problème certain dans l’atteinte de solutions innovantes, autant à l’interne qu’à l’externe.
Apporter des solutions tangibles pour travailler ensemble!
À toutes ces problématiques définies et identifiées, la solution passe par un outil collaboratif et innovant, aux multiples facettes et avantages : Office 365 est certainement un de ceux-là!
Ce qui devrait résulter de son implantation, essentiellement, c’est :
- Une productivité accrue des gestionnaires
La messagerie électronique Outlook, les contacts, les calendriers et documents sont accessibles en permanence via un navigateur web sur n’importe quel appareil (smartphone, ordinateur portable, tablette, poste de travail fixe), en réseau ou à distance.
- Une collaboration optimisée entre les équipiers
- Animation de réunions en ligne entre collaborateurs, partenaires et clients grâce à des fonctionnalités d’appels audio, vidéo et de partage d’écran sur Skype business.
- Création d’intranet et d’extranet pour stocker des documents partageables entre collaborateurs, partenaires et clients via Sharepoint et OneDrive.
- Possibilité de travailler à plusieurs sur un même document en même temps avec Word, Excel ou encore PowerPoint online.
- Intégration d’un réseau social d’entreprise
- Une familiarité plus grande avec les outils
Office 365, ce sont les outils Office (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Publisher, Access, Outlook, Skype for Business, etc.) déjà connus, disponibles sur les supports les plus utilisés, dès qu’on en a besoin et où que l’on se trouve.
- Un professionnalisme accru et remarquable
Être innovant devient simple. Être professionnel est plus accessible. On peut, par exemple, créer en ligne des présentations de qualité et des sites SharePoint pour collaborer avec des clients et partenaires.
Pourquoi hésiter encore?
Une communication efficace : la clé du succès des grandes équipes
Ce qui rend Office 365 des plus intéressants pour les entreprises, c’est que son efficacité et ses performances s’appuient sur une base solide et déjà utilisée dans une majorité d’organisations. Il n’y a donc pas grandes surprises à son implantation dans la plupart des milieux et des environnements de travail, puisque les utilisateurs en connaissent déjà certaines, sinon la plupart des applications.
Là où Office 365 devient le plus intéressant, c’est dans toutes possibilités nouvelles et originales qu’il offre aux équipes de travail pour les rendre plus performantes et leur faire profiter de façon optimale de ses avantages.
