Un client éducationnel— plus de 75 écoles, environ 40 000 élèves et plus de 7 500 employés (administratifs et pédagogiques).
Ils utilisent GroupWise.
Ça fait des années. Ils ont un domaine avec 9 bureaux de poste pour les 7 500+ employés — ces bureaux de poste traitent une tonne de courriels tous les jours. Presque tous les enseignants accèdent à leur boite aux lettres par l’interface WebAccess.
Il y a un autre domaine, avec 3 bureaux de poste, pour les 40 000+ élèves. Oui, bon, il y en a seulement environ 5 000 qui utilisent leur adresse courriel fournie par la commission scolaire, mais tous les élèves ont néanmoins une boite aux lettres.
Et finalement, il y a un serveur qui héberge l’agent Internet et l’interface WebAccess. Alors, en tout et partout, 13 serveurs pour assurer le service aux presque 50 000 utilisateurs.
Il y a aussi un serveur Blackberry Enterprise Server, puisque ceci avait été la direction adoptée il y a quelques années. Comme beaucoup d’organisations, par contre, les téléphones intelligents et les tablettes prennent leur place et il y a une énorme demande pour connecter ces appareils. La commission scolaire a donc déployé un serveur GroupWise Datasync pour ceux-ci.
Et bien sûr, il y a les appareils de sécurité, qui fournissent les services antipourriels et antivirus pour tous les courriels.
Pouvez-vous imaginer l’équipe requise pour gérer un tel environnement ?
Un.
Non, sérieusement : un gars !
Et chaque fois que je visite leur bureau, il a toujours le temps pour jaser — il n’a jamais l’aire d’être sur le bord d’une crise nerveuse.
Évidemment, ils sont très heureux avec GroupWise. C’est fiable, c’est stable — ça « roule » tout l’temps ! Ils ont estimé, basés sur des rapports et articles qu’ils ont lus, que si jamais ils décidaient de migrer vers Exchange, ils auraient besoin d’une équipe d’environ 12 personnes pour gérer un environnement semblable. Le nombre de serveurs devra doubler ou même tripler, ce dont nous ne doutons aucunement — nous connaissons un collège qui est parti d’un seul serveur GroupWise pour leurs 850 utilisateurs vers quatre serveurs Exchange. Et oui, pour le même nombre d’utilisateurs !
Ne vous trompez pas — une telle migration est couteuse, douloureuse et prends beaucoup de temps ! Malgré ceci… plusieurs organisations entreprennent les démarches pour migrer de GroupWise à Exchange. Tel qu’évident dans les commentaires de cet article, les décisions sont rarement prises au niveau technique. Un exécutif insiste pour avoir Outlook comme client pour ses courriels, ou quelqu’un se fait promette toute sorte de choses par Microsoft, ou un nouveau CIO ou directeur entre en poste, qui ne connait rien de Novell (ou associe encore Novell à NetWare ! Vraiment ?) et décide de tout arracher et remplacer. Nous connaissons même des organisations où un nouveau CIO arrive en poste, décide de tout remplacer, et ensuite quitte, laissant derrière une équipe très amère qui dois constituer avec la situation.
Superbe.
Souvent, lorsque je discute avec des clients GroupWise qui considèrent faire le changement, je leur demande pourquoi, et il devient évident que le plus gros problème est un manque de formation ! Lorsque j’en ai la chance, je prends quelques minutes pour leur montrer comment adresser un problème qu’ils ont, et la réaction est du genre « Ah. Cool ! » Certains de ces clients finissent par acheter de la formation pour leurs usagers. Ce qui me surprend tout le temps, ce de voir ce qu’ils peuvent apprendre en 2 heures, même après avoir travaillé avec GroupWise pendant des années !
Aux clients GroupWise existants : sachez que vous avez un système de courriel fiable & extrêmement puissant. Sachez que Novell est entièrement dédié à GroupWise, écoute leurs clients et leurs partenaires, et que la communauté est très forte (clients québécois – abonnez-vous à www.novell-quebec.ca).
Aux clients qui utilisent d’autres solutions : désolé.
Vous voulez plus de détails ? Téléchargez cet article de Novell pour voir les coûts de migration.
Effectivement Jacques, tu as raison, il y a beaucoup de coûts additionnels sous-évalués lorsqu’un client délaisse Groupwise. Que ce soit des coûts directs (licenses), indirects (plus de serveurs = +énergie + espace) ou facteur humain (heures supplémentaires, formation) ils sont souvent sous-évalués ou ignorés dès le départ. J’ai connu des compagnies ou des organismes qui ont fait le saut et ce fut beaucoup plus couteux et périlleux que prévu. Le hic c’est qu’ils ne veulent pas qu’on en parle… Qui se vanterait d’un mauvais coup ou de dépenses beaucoup plus élevées (surtout s’il s’agit d’un organisme obtenant ses fonds des contribuables…)?…
From my linkedin post:
The last few years I’ve been the guy hired to migrate GW to Exchange. Some observations:
1. No ROI. Chances are the customer is gonna do the same things with Exch as they did with GW (email and calendar), and not utilize the full features of either one. When all is said and done, lots of money is spent, lots of human hours spent ($$) and lots of chaos happened, and everyone is doing the same thing, albeit with a different interface.
The only times a migration makes sense is if you have different platforms for the same company or government, etc., or have a specific application that demands one system (and no, Sharepoint is NOT such an app).
2. Neither system runs well w/o trained admin staff. Neither system runs well w/o trained users. In school systems, no one wants to go for training, and in most places, no one wants to pay for it. This is not fixed with a migration.
3. In all cases, you’re migrating from a neglected GW system to a new shiny Exch system. Well, in 10 years, guess what the new Exch system is gonna look like if they give it the same level of care?
4. Let’s face it — email can be easily outsourced to an offsite company. My bet is that the next round of email migrations will be to outsource the email, in the same way that companies outsource voice mail.
We are a non-profit, so we have always been behind 1 or 2 versions mostly because lack of funds but also because we were able to get $75,000 worth of Novell software for only a couple of grand in a three year cycle donation through Gifts in Kind. Last time we upgraded to GW 7, GW 8 came out a few months after so we were able to obtain it because of software assurance.
This year we want to upgrade the email server and decided to research staying with GW or migrating to Exchange. We decided to stay a couple of more years with GW 8 mostly because there are other expenses we are incurring as we are merging multiple sites, but if this has not been the case we will be migrating. Why? One license of Groupwise cost $86 while one license of Exchange cost $2 through non-profit channels. I hope that in a couple of years they bring the program back and we will be able to keep GW.